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用英语写商务邮件太头疼?这10个妙招儿送给你!

来源:首页 | 时间:2018-11-22

  我以前在北京外国语大学读本科的时候,就读过不少商务英语教材,到英国读硕士后也一直关注商务英语题材。迄今为止在伦敦开公司已经很多年,每天和各大政府与企业的外国客户发邮件沟通业务,也因此总结出了一些体会。

  其实,写好商务英语邮件,并没有想象中那么复杂,搞定以下10大问题就足够啦!

  如果不知道对方是男是女以及姓名,标准的开头称呼为Dear Sir/ Madam, 可别小瞧这几个字哦,这里有一个极其容易犯错误的地方,那就是英文字母大小写。我常看到有些朋友发邮件上来就写Dear sir/ madam,虽然也能看懂,但这是很不规范的。为了让你的商务信函看起来更加正式,千万要记得sir和madam开头字母需要大写哦。

  如果已知对方的性别和姓名,对于不是很熟悉的关系应该用Dear Mr XXXX/ Ms XXXX称呼,如果是老熟人通信,开头直接用Hi XXXX打招呼也可。

  写商务邮件有一大忌,那就是上来就直奔主题巴拉巴拉说正事。虽然我们都很清楚,生意上要解决的很多事都无比紧急,但是无论多急,也千万要记得要和对方简单地寒暄一下,常见场景如下:

  总之,不管以怎样的方式,都要有简单的寒暄,这样你的邮件才显得很有礼貌,也不那么生硬哦。

  商务往来中,往往会遇到困惑不解或者需要对方澄清的事项。这里必须强调一下,向老外提问应尽量采用直接的方式,以避免对方听完你的问题还是一头雾水,搞不清楚你想说啥,因为一旦陷入那样的境地,就会非常不利于解决问题。常见句式如下:

  总之,建议大家不要刻意背什么模版套话,最直接真诚的提问往往是最好的方式。

  商务往来中,经常会给对方发送附件。各类商务文书写作的书籍也会给大家提供各种模版例句,比如 I have enclosed the document…

  但是根据我的经验,提到发送附件,attach 这个词是最为常见的,所以学会使用这个词即可:

  同上,这句话在商务文书写作中也有很多模版,但是我强烈建议大家不要背太多的句子,给自己增加负担。以下两句是比较经典常见的,会用就可以啦:

  应用场景一般是乙方给甲方提交了项目之后,会在邮件的末尾写上这一句,让客户知道如果有进一步问题可以随时提出反馈意见。当然了,这句话其实也就是一句客套话,乙方心里还是希望甲方不要有任何问题或者提任何意见啦。

  除了Thank you 这种最常见的说法之外,表达感谢的高频词就两个:appreciate 和grateful,所以会用这两个就足够啦。例如:

  表达歉意也是商务往来中必备技能,不管是真心道歉还是假意客气,总之在很多必要的场合要表达一个态度嘛。那到底应该怎么致歉呢?

  具体是该用英式还是美式英语,最好是根据对方的身份来判断啦。但我平时接触的客户全球各地都有,合作伙伴之间也会相互影响,所以大部分情况下,老外不会特别在意这两者的区别。

  但是拼写还是要注意的,比如给英国客户发邮件最好写programme, 给美国客户写program。还有一些表达上的差异,比如给英国人留手机号码用mobile phone, 美国人更倾向于说cell phone。我认识的某些英国客户就很不习惯对方在邮件里张嘴闭嘴说cell。所以在非常正式的邮件中,看准对象用表达也是很关键的哦。

  另外还有三个字母-EOB,是和老外客户发邮件沟通中常常会用到的, 这三个字母代表的是End of Business 也就是每天下班的时候哦!


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